חדר הגישור נושא עמו מסר שיכול לתרום או לפגוע בגישור. זה לא רק סידור החדר והתחושה שהוא יוצר אצל המגושרים (והמגשר), אלא גם חלוקת הכוחות בין הצדדים, תחושת הבטחון שלהם ומתן הכבוד ההדדי.
בחינת מאזן הכוחות
גם כח מדומה נתפס כאמיתי בתוך חדר הגישור. משום כך, יש לנקוט ביוזמה כדי לשמור על מאזן כוחות בין הצדדים. גורמים שונים משפיעים על תחושת הכח של כל צד: הסטטוס החברתי - פה ושם נזרק שם של אדם מוכר, יש מי שמצביע על קשרים לגורמי כח, לובשים בגדים ותכשיטים יקרים - את אלה יש לאזן לפני או במהלך הגישור, למשל בשיחות נפרדות עם הצדדים על הלבוש בגישור. בסכסוכי עבודה, שיחה נפרדת עם מעסיק הנמצא בגישור עם אחת מעובדותיו יכולה להביא לאיזון הכוחות, הלא שווים לרוב בגישור מעין זה.
מצב נוסף של חוסר איזון הוא כשלאחד הצדדים מתלווה מומחה - במצב זה על המגשר לפעול לאיזון הידע של הצד השני, תוך שמירה על נייטרליות והעדר הטיה לצד שאין לו סיוע דומה.
כושר התבטאות טוב הוא גם יתרון של כח, שיש לאזן אותו במידת הצורך, למשל על ידי כך שלא מאפשרים לצד להשתלט על השיח. גם היכולת הכספית של הצדדים לממן את הליך הגישור היא מופע של כח והעדר כח, ככל שהיא לא מאוזנת.
תחושת בטחון
תחושת בטחון נעה גם היא בין האמיתי למדומה. מספר האנשים בחדר, למשל, משפיע על תחושת הבטחון של הצדדים. מספר לא מאוזן בכל צד עלול לשבש את הגישור. שמירה על איזון מספרי (לאו דווקא שיוויון) תורמת למהות הגישור. לעתים, עצם הנוכחות של שני הצדדים בחדר אחד לא מתאפשרת, בגלל שצד אחד אינו חש בטוח להיות באותו חדר עם הצד השני, למשל במקרה שאותו צד שתלטן. לעתים, למיקום עריכת הגישור יש משמעות הנוגעת לתחושת הבטחון של הצדדים ויש לשקול שינוי מיקום במידת הצורך.
יצירת אוירת נוחות
זרימת התקשורת בין הצדדים תלויה במידה רבה בהרגשת הנוחות שלהם. אי-נוחות פוגעת בתקשורת, ונוחות עוזרת לקדם אותו. בנוחות הכוונה גם לפיסית וגם לרגשית.
בחירת מקום הגישור
סביבת הגישור מעבירה מסרים ומשפיעה על הלך המחשבה של המגושרים. שליטה בסביבת הגישור מאפשרת שליטה אפקטיבית במסרים הללו. האוירה צריכה להיות מזמינה ככל הניתן. הגישה למקום צריכה להיות נוחה וברורה היטב לצדדים. במקרה הצורך, יש לוודא שהמקום נגיש.
עיצוב חדר הגישור
המראה של חדר הגישור צריך לענות על השאלות "מה אני רוצה להשיג?" ו"מה עלי לעשות כדי להשיג זאת?".
חדר הגישור צריך לכלול חדר שירותים, מתקן מים לקפה/תה, וכד'. הצעת שתיה חמה בכניסה לחדר משמשת כברכת ברוכים הבאים ויוצרת אוירה מקרבת. גם כיבוד קל מוסיף לאנרגיה החיובית תרתי משמע בחדר.
חדר הגישור צריך להראות כמזמין, עם צבעים נעימים וריהוט אסטטי, נוח ופונקצינלי. החדר צריך להיות מסודר ונקי, ללא הפרעות ויזואליות, כמו תמונות שמושכות תשומת לב. הכסאות או כורסאות צריכות לאפשר ישיבה ממושכת יחסית בנוחות. החדר צריך להיות גדול מספיק, ולא ליצור תחושת לחץ. האקוסטיקה בו צריכה להיות נעימה לאוזן ומבודדת מהסביבה. החדר צריך להיות ממוזג, בוודאי אצלנו בארץ.
התאורה בחדר צריכה להיות טבעית, ולכן רצוי שיהיה חלון החוצה, כמובן עם וילון או תריס. תאורה מלאכותית משלימה מאפשרת שליטה ברמת התאורה בשעות האור והחשיכה.
אם יש שולחן משרדי בחדר הגישור, הוא צריך להיות עגול ולא מרובע. סביב שולחן עגול אין ראש וכולם שווים. אם אין שולחן עגול אלא רק מרובע, עדיף לשבת פנים אל פנים בזוית 45 מעלות, משני צידי השולחן. בכל מקרה, צורת הישיבה צריכה לבטא איזון ואי-העדפה של צד כזה או אחר, כמו גם דחיפה לכיוון של שיתוף פעולה, ולא התבצרות בעמדה.
הכסאות בחדר הגישור צרכים לשקף את אותן תחושות - למגושרים צרכים להיות אותם כסאות ובאותה גובה, אם הם מתכווננים. כסאות מתכווננים עדיפים, גם כי הצדדים יכולים להתאים אותם לגופם ובכך להרגיש בנוח ובשיוויון כוחות, וגם כי הם מאפשרים תנועה שמשקפת שיתוף פעולה, אם לא התקרבות, למשל דרך סיבוב הכסא לכיוון הצד השני בגישור.
ישנם עוד הרבה פרמטרים שמשפיעים על הגישור בכל הקשור לחדר הגישור והאוירה בו - רעשים, צלילים, ריחות ועוד. ככל שגדל הניסיון של המגשר והמודעות שלו, כך הוא/היא יכולים להשתמש באוירה בחדר הגישור כגורם המחזק את מאפייניו ותורם להצלחתו.
מקור: פרק מתוך הספר Barbara Madonik, I hear what you say, but what are you telling me? The strategic use of nonverbal communication in mediation (https://www.amazon.com/Hear-What-You-Telling-Communication/dp/0787957097)